Утверждено

Приказом

Врио Председателя

Октябрьского районного суда г. Улан-Удэ

от «17»сентября 2024г. №124

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе делопроизводства Октябрьского районного суда г. Улан-Удэ

1. Общие положения

1.1 Настоящее Положение разработано в целях повышения эффективности работы по организационному обеспечению деятельности Октябрьского районного суда г. Улан-Удэ и определяет общие принципы организации и направления деятельности отдела делопроизводства Октябрьского районного суда г. Улан-Удэ (далее - Отдел).

1.2. Отдел является структурным подразделением Октябрьского районного суда г.Улан-Удэ, осуществляющим свою деятельность, в соответствии с настоящим Положением.

1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, в том числе «О судебной системе Российской Федерации» от 31 декабря 1996 года № 1-ФКЗ, «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации» от 07 февраля 2011 года № 1-ФКЗ, Федеральным законом от 14 марта 2002 года № 30-ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», иными нормативно правовыми актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказами и распоряжениями Председателя Верховного Суда Российской Федерации, Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, настоящим Положением, иными локальными актами, приказами и распоряжениями председателя Октябрьского районного суда г. Улан-Удэ.

1.4. Непосредственное руководство Отделом осуществляет начальник Отдела, а в период его отсутствия - заместитель. В случае отсутствия начальника отдела и его заместителя, обязанности начальника отдела приказом председателя суда возлагаются на одного из работников аппарата суда.

1.5. Должностные обязанности, права, квалификационные требования и ответственность работников Отдела определяются соответствующими должностными регламентами, утвержденными председателем суда.

1.6. При осуществлении своей деятельности работники Отдела основываются на принципах законности, уважения и соблюдения прав и свобод граждан, сохранения конфиденциальности информации и персональных данных, а также несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.7. Контроль за деятельностью Отдела осуществляет председатель и заместители председателя суда.

1. Основные задачи Отдела

Основными задачами отдела делопроизводства являются обеспечение организации, сопровождения и учета, ведения документооборота суда и судебного делопроизводства, организация и ведение архивного делопроизводства, а также осуществление хранения дел и иных материалов, внесение надлежащей информации и сведений в базы данных Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие», осуществление приема граждан и документов в соответствии с процессуальным законодательством, с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, Инструкцией по порядку применения и эксплуатации ГАС «Правосудие», Положением о порядке подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, а также соответствующими актами, утвержденными председателем суда.

2. Функции отдела

Отдел делопроизводства осуществляет:

-Организацию и прием граждан.

- Прием входящей корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера, телеграмм; корреспонденции, поступившей по почте, факсимильной связью, специальной связью, на личном приеме; корреспонденции, доставленной курьером из СИЗО, прокуратуры, Верховного суда Республики Бурятия, экспертных учреждений, налоговых организаций, отделов Службы судебных приставов, мировых судов, Уголовно-исполнительных инспекций, адресного бюро, ГИБДД, информационного центра МВД по Республики Бурятия, Управления Росреестра, ОП №2, и других учреждений; обработка, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация в подсистеме «Документооборот и обращение граждан», распределение, передача корреспонденции по назначению, учет и контроль движения поступающей (входящей) корреспонденции.

- Контроль за поступлением входящей корреспонденции, направляемой электронной почтой (в т.ч. исковых заявлений в форме электронного документа, заявок на ВКС, запросов, обращений, жалоб, ходатайств граждан и юридических лиц, ответов на запросы, документов к судебному заседанию). Регистрацию корреспонденции, поступившей в электронном виде, незамедлительное извещение о поступлении срочной корреспонденции (об отложении судебного заседания, о рассмотрении в отсутствие, срочные запросы Верховного суда Республики Бурятия и т.д.).

- Учет, регистрацию, передачу по назначению и контроль сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации.

- Учет, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции простой, заказной почтой, бандеролей; судебной корреспонденции разряда «Судебное», составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку; контроль за правильным формированием данных в программе «Личный кабинет» Почта России. Регистрацию, учет и своевременное отправление исходящей корреспонденции курьером в Верховный суд Республики Бурятия, прокуратуру, СИЗО, экспертные учреждения, налоговые инспекции, отделы Службы судебных приставов, мировые суды, Роскадастр, Уголовно-исполнительные инспекции, адресное бюро, ГИБДД, информационный центр МВД по Республики Бурятия, ОП №2 и другие учреждения. Регистрацию исполнительных листов и направление их на исполнение.

- Контроль за возвратом корреспонденции разряда «Судебное», предоставление сведений о фактах нарушения сроков доставки почтовой корреспонденции разряда «Судебное» Управление Судебного департамента в Республики Бурятия;

- Организацию деятельности Приемной суда. Прием граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями.

- Прием телефонных звонков (предоставление информации по движению дел, по режиму работы суда, о готовности исполнения запросов и т.д.).

- Формирование и составление сводной номенклатуры суда, паспорта архива, ведение нарядов, журналов.

- Обеспечение правильной эксплуатации оргтехники, эксплуатации программных средств, систем электронного документооборота и делопроизводства суде. Полное и своевременное внесение информации в программные изделия ГАС «Правосудия» и системы документооборота.

- Получение, учет, хранение, выдачу бланков исполнительных листов ответственным лицам; составление отчета об использовании бланков исполнительных листов, актов об использовании бланков исполнительных листов; актов об уничтожении испорченных бланков исполнительных листов в Управление Судебного департамента в Республики Бурятия.

- Подготовку статистических данных по работе с обращениями граждан, своевременное направление их в Управление Судебного департамента в Республики Бурятия.

- Организацию и ведение архивного делопроизводства, выдачу подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, обработку запросов, поступивших в архив суда, изготовление ксерокопий судебных актов, выдачу и направление их по принадлежности; прием входящей корреспонденции по архиву (сообщения из учреждений, исполненные исполнительные листы, постановления в порядке исполнения приговоров) и приобщение данных документов к делам; контроль за соблюдением в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов, ведение журнала учета показаний температуры и влажности воздуха в помещении архива; оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение; прием судебных дел в архив суда, присвоение архивных номеров, внесение информации в журналы учета поступления и выбытия уголовных и гражданских дел; проведение экспертизы ценности архивных документов, отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовку соответствующих сводных описей и актов и т.д.; уничтожение дел, материалов, нарядов, обработку и подшивку подлинных приговоров, решений, определений и постановлений в наряды постоянного хранения; прием статистические карточек, журналов, нарядов в архив суда по истечении календарного года.

- Ознакомление граждан с материалами уголовных, гражданских дел, находящихся в архиве суда.

- Взаимодействие с Управлением по делам архивов Республики Бурятия, с Национальным архивом РБ по вопросам деятельности архива суда, с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

- Контроль за направляемыми судом телеграммами, составление отчетов.

- Контроль за использованием конвертов, составление отчетов.

- Контроль за направлением корреспонденции специальной связью, подготовка отчетов.

- Учет и выдачу бланков суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

-Обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в них сведений.

- Взаимодействие со структурными подразделениями суда по вопросам деятельности отдела.

- Выполнение иных функций, осуществляемых в целях обеспечения делопроизводства в суде.

4. Руководство Отдела

4.1. Отдел обеспечения делопроизводства в суде возглавляет - начальник.

4.2. Начальник отдела назначается и освобождается от должности председателем суда с учетом требований Федерального закона от 27 июля 2004 г. №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4.3. Начальник отдела в соответствии со своими полномочиями:

4.3.1. Осуществляет руководство деятельностью отдела и распределяет обязанности между работниками отдела.

4.3.2. Осуществляет контроль за исполнением ими служебных обязанностей.

4.3.3. Планирует работу отдела.

4.3.4. Отчитывается перед председателем суда о деятельности отдела.

4.3.5. В установленном порядке ходатайствует перед председателем суда о применении к работникам отдела различных видов поощрений и наложений дисциплинарных взысканий.

4.3.6. Разрабатывает и вносит предложения по совершенствованию деятельности Отдела.

4.3.7. Осуществляет иные полномочия по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

5. Права Отдела

5.1. Запрашивать и получать в установленном порядке информацию, необходимую для реализации задач и функций, возложенных на отдел.

5.2. Вносить предложения председателю суда о необходимости проведения мероприятий, направленных на улучшение ведения судопроизводства, внесение изменений и дополнений в локальные нормативные акты суда.

6. Ответственность Отдела

6.1. Начальник отдела является ответственным за надлежащую организацию работы всего отдела, своевременное и на должном уровне выполнение отделом своих функций, а также за соблюдением служебной и иной тайны, сохранность служебной информации и документов, за порядок и дисциплину в Отделе.

6.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей работники отдела несут ответственность в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

7. Заключительные положения

7.1. В своей деятельности Отдел осуществляет взаимодействие с другими структурными подразделениями суда по вопросам организации и обеспечения деятельности отдела.

7.2. По вопросам, не урегулированным настоящим Положением, следует руководствоваться действующим законодательством, а также внутренними актами суда.

7.3. В настоящее Положение могут быть внесены в установленном порядке изменения и дополнения, не противоречащие задачам и функциям отдела.